Assistante administrative (Assistant administratif)

Définition

    •    L'assistante administrative effectue le traitement administratif de dossiers (frappe de    courrier, mise en forme de document, ...) et fait suivre les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un responsable ou d'un ou plusieurs services en fonction de l'organisation de l'entreprise.

    •    S'occupe parfois du suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...).

    •    Synchronise parfois une équipe.L'assistante administrative

    

Activités

     •    L'assistante administrative ou l'assistant administratif reçoit les visiteurs, clients, fournisseurs, les dirige, note les messages et planifie les rendez-vous

    •    L'assistante administrative ou l'assistant administratif trie, distribue, affranchit, enregistre le courrier et s'occupe de la gestion des messages électroniques

    •    Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger

    •    L'assistante administrative ou l'assistant administratif s'occupe de l'organisation des déplacements de membres de l'équipe ou du responsable

    •    L'assistante administrative ou l'assistant administratif vérifie l'état des stocks, évalue les besoins en approvisionnement et définit les commandes à passer

    •    Actualise des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)

    •    Surveille et contrôle l'exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure

    •    Procède à l'indexation et à l'archivage des comptes rendus de séance, dossiers professionnels,...

    •    L'assistante administrative ou l'assistant administratif rédige et met en page des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...)

    •    L'assistante administrative ou l'assistant administratif s'occupe du suivi administratif des dossiers du personnel et met en place la logistique des formations et des recrutements

    •    S'occupe de la gestion administrative et comptable d'une structure

    •    L'assistante administrative ou l'assistant administratif synchronise l'activité d'une équipe. 

Compétences en rapport avec le métier Assistante administrative (Assistant administratif)

- Éléments de base en comptabilité

- Éléments de base en droit du travail

- Gestion administrative du personnel

- Modalités d'accueil

- Normes rédactionnelles

- Prise de rendez vous téléphonique

- Procédures et circuits administratifs

- Sténographie

- Techniques de gestion administrative

- Techniques de prise de notes

- Techniques de secrétariat

- Terminologie juridique

- Utilisation d'outils bureautiques

- Utilisation de logiciels de gestion comptable

Niveau d'études recommandé

- CAP, BEP ou équivalent

- Bac Obtenu

- Bac +2